Der typische Ablauf eines Vorstellungsgesprächs

Wer zu einem Vorstellungsgespräch geladen wird, dem darf zugesichert werden, dass dieses einen bestimmten Ablauf zu verzeichnen hat. So darf das Vorstellungsgespräch in einzelne Abschnitte unterteilt werden, die in der Regel den gleichen Verlauf nehmen.

Zuerst darf die Frage gestellt werden: Warum findet ein Vorstellungsgespräch statt? Es dient zum Kennenlernen und Bekanntmachen. Bei diesem Gespräch darf herausgefunden werden, ob der Bewerber für die ausgeschriebene Stelle die richtige Wahl ist. Qualifikationen werden aufgezählt, Fragen gestellt.

Der typische Ablauf eines Vorstellungsgesprächs unterteilt sich in einzelne Abschnitte

Der 1. Abschnitt – Eine freundliche Begrüßung mit Namen

Wie bei einem klassischen Gespräch kommt auch bei einem Vorstellungsgespräch die Begrüßung zuerst. Sie darf sich freundlich und offen gestalten. Begrüßt wird mit der Hand, dabei darf eine Armlänge Abstand genommen werden. Ein freundliches Lächeln unterstützt den Handschlag und schon ist „das Eis gebrochen“. Natürlich muss bei dieser Begrüßung ein Blickkontakt bestehen. Es ist wichtig, dass die Begrüßung glückt, die nach Hierarchie gehalten ist. Begrüßen nach Hierarchie – wie hat das zu geschehen? Als Erstes in der Runde wird dem Ranghöchsten die Hand gereicht.

Bei der Begrüßung darf sich auch für die Einladung bedankt werden, das zeigt auf, dass großes Interesse an dem Unternehmen besteht und so wird die perfekte Brücke gebaut, die den Einstieg in das Gespräch leicht macht. Folgende Aussage: „Ich bedanke mich sehr herzlich für die Einladung und das persönliche Kennenlernen“, das ist oft sehr hilfreich. Denn die ehrliche Freude über das Zusammentreffen darf kundgetan werden. Schließlich haben Sie sich doch gefreut, dass sie Ihrem Traumjob ein Stück näher gekommen sind.

Meist wird darauf verzichtet, dem Personalchef beim Namen zu nennen. Aber gerade auf solche Kleinigkeiten kommt es bei einem Vorstellungsgespräch an. Es ist entscheidend, die Namen seiner Gesprächspartner zu kennen und diese bei der Begrüßung auch zu nennen. Wer positiv auf sich aufmerksam machen will, der nennt seine Gesprächspartner bei seinem Vorstellungsgespräch beim Namen.

Der 2. Abschnitt – Der unbefangene Small Talk

Die freundliche Begrüßung mit Namen wechselt schnell in den Small Talk. Es ist das leichte und unbeschwerte Reden, das den Anfang setzt, bevor das Wesentliche angesprochen wird. Ein berühmtes Small Talk Thema ist unumstritten das Wetter. Bei diesem Thema kann jeder mitreden. Im 2. Abschnitt  wird meist darauf geachtet, ob sich die Bewerber offen und kommunikativ zeigen. Der Small Talk ist ein ganz entscheidender Faktor, welchen Verlauf das Gespräch nimmt und er kann bei passender Gelegenheit als der Schlüssel des Erfolges angesehen werden. Auch der Standort des Unternehmens bei dem Sie sich beworben haben, kann als Small Talk Thema genutzt werden. In welcher Region, in welchem Stadtteil ist das Unternehmen heimisch und welche kulturellen Angebote gibt es da? Diese dürfen beim Small Talk gekonnt eingebunden werden, denn sie zeigen auf – ja – dieser Bewerber ist offen und auch das kulturelle Interesse ist gegeben.

Der 3.  Abschnitt – Die Präsentation des Bewerbers

Der 3. Abschnitt beginnt meist mit einer Frage an den Bewerber, die wie folgt lautet: „Erzählen Sie doch über sich“. Und was gibt es da zu erzählen? In diesem Teil des Vorstellungsgespräches dürfen Sie von sich und Ihren Fähigkeiten überzeugen. Sie dürfen Ihre Hard Skills benennen, sollten aber auch nicht auf Ihre Soft Skills vergessen, die Sie ausmachen. Der Abschnitt 3 ist dafür gemacht, dass jeder Bewerber Überzeugungsarbeit leistet und seine Person in den Vordergrund stellt. Dabei dürfen die fachlichen sowie die persönlichen Kompetenzen in den Vordergrund gestellt werden. Eine Selbstpräsentation darf im Vorfeld immer genau ausgearbeitet werden, damit umgehend das Interesse der Zuhörer geweckt wird.

Der 4. Abschnitt – Die Präsentation des Unternehmens

Nun sind Ihre Gesprächspartner am Wort. Die ausgeschriebene Stelle wird in diesem Gesprächsabschnitt in den Mittelpunkt gestellt. Das Aufgabengebiet wird vorgestellt, es wird das jeweilige Arbeitsumfeld genau durchleuchtet. Der Prozess der Einarbeitung wird präzise erklärt. So bekommt der Bewerber ein klares Bild über die Stelle, die zu besetzen ist.

Das Unternehmen nutzt den Abschnitt 4 im Gespräch dafür, um sich selbst vorzustellen. Um Fakten aufzuzeigen und über Vorhaben in der Zukunft zu informieren. Das Unternehmen macht Werbung für sich. Dabei ist es von Bedeutung, dass Sie sich als interessierter und aufmerksamer Zuhörer zeigen. Als aufmerksamer Zuhörer ist es wichtig, vorgebrachte Aussagen seines Gesprächspartners zu wiederholen. Denn so wird diesem auf einfache Weise vermittelt, dass es sich bei Ihnen um einen aktiven Zuhörer handelt. Für den Gesprächspartner ist es wichtig zu erkennen, dass Sie seinen Worten folgen und auf das gemeinsame Gespräch eingehen können.

Der 5. Abschnitt  – Es wird die Fragerunde eingeläutet

Dieser Teil fehlt natürlich in keinem Vorstellungsgespräch. Sie als Bewerber müssen nun Antwort stehen. Wichtig dabei ist, dass jede Frage mit Bedacht beantwortet wird. Denn meist stehen hinter diesen Fragen bzw. Antworten, versteckte Botschaften, die mehr über den jeweiligen Bewerber herausfinden sollten.  Jede Firma, die eine Stellenausschreibung schaltet, hat mit einem personalen Engpass zu kämpfen, der so schnell als möglich, gelöst werden soll. Sie als Bewerber können die passende Lösung dafür bieten. Sie können damit aufzeigen, dass Sie Berufserfahrung haben und auf eine spannende Berufslaufbahn zurückblicken. Dass es Ihnen nicht an der nötigen Praxis fehlt und wenn doch, dann konnten Sie gewiss schon viele unterschiedliche Erfahrungen in Ihrem Leben sammeln, die Sie weiterbrachten. Wenn diese Erfahrungen auf das jeweilige Arbeitsumfeld passen, dann lässt der ersehnte Erfolg nicht lange auf sich warten. Im Vorfeld ist es deshalb von Bedeutung, die ausgeschriebene Stellenanzeige genau zu studieren. Wo liegen die Anforderungen dieser Ausschreibung? Ganz gleich, ob in beruflicher oder privater Hinsicht, können Sie dazu die passenden Erfahrungen auf diesen Bereich bieten? Denn das will in einer solchen Fragerunde herausgefunden werden.

Bei solchen Fragerunden ist es ganz entscheidend, immer die eigene Persönlichkeit in den Vordergrund zu stellen. Denn das Bestreben des Unternehmens ist es, mehr über Sie und Ihren angeeigneten Fähigkeiten herauszufinden. Das Unternehmen will wissen, wer ist die Person hinter dieser Bewerbung?

Ihnen als Bewerber soll es gelingen, die Interessen und Vorstellungen des Unternehmens mit Ihren eigenen abdecken zu können. Wenn Ihnen das gelingt, dann sind Sie bei Ihrem Vorstellungsgespräch auf dem richtigen Weg.

Der 6. Abschnitt  – Er widmet sich dem Organisatorischen und den Fragen der Bewerber

Der organisatorische Teil teilt den Arbeitsbeginn sowie die Arbeitszeiten mit. Aber auch ein sehr wichtiger Part wird in Abschnitt 6 besprochen – das Gehalt. Viele Bewerber werden nach ihren Gehaltsvorstellungen in diesem Teil des Vorstellungsgespräches gefragt. Entweder wird vom Monats- oder Jahresgehalt gesprochen. Nun ist Ihr Verhandlungsgeschick gefragt und ein Gehaltspoker darf beginnen. Taucht die Frage des Gehaltes bislang nicht im Gespräch auf, darf es im organisatorischen Abschnitt vom Bewerber angesprochen werden.

Bevor das Vorstellungsgespräch sein Ende nimmt, wird noch einmal auf die Fragen des Bewerbers eingegangen. Dabei wird meist folgende Frage an Sie als Bewerber herangetragen: „Haben Sie noch Fragen?“ Jeder Bewerber darf sich in diesem Abschnitt des Gesprächs neugierig zeigen. Denn nur wer an einer Sache interessiert ist, zeigt sich fortan neugierig. Wer diese Frage mit einem klaren Nein beantwortet, der zeigt damit auf, dass das Interesse mitunter kein großes ist.  Denn Fragen zu einem neuen Job gibt es viele, die wie folgt lauten können: Wie gestaltet sich die Einarbeitung? Wie ist die Struktur des Arbeitstages? Auch Fragen zur Probezeit sind nie verkehrt. Ganz schlaue Bewerber wollen erfahren, wie lange der Vorgänger diese Stelle ausgeübt hat.

Der 7. Abschnitt – Die Verabschiedung

Die Verabschiedung soll immer mit einem Dank für die aufschlussreiche Unterhaltung begleitet werden, denn so zeigen Sie als Bewerber Ihre Souveränität und Ihre Weitsicht. Das erweckt Eindruck. Natürlich brennt in jedem Bewerber die Frage, wann er mit einer Rückmeldung rechnen kann? Wurde das nicht ausgesprochen, macht es Sinn, bei der Verabschiedung des Vorstellungsgespräches noch einmal mit der passenden Frage darauf hinzuweisen. Eine kurze Frage, wann mit der Rückmeldung gerechnet werden darf, reicht aus. Somit wurde eine Verbindlichkeit geschaffen und das unendliche Warten auf eine Meldung bleibt Ihnen erspart.

Meist haben Vorstellungsgespräche immer den gleichen Ablauf. Dennoch ist es wichtig, sich als Bewerber flexibel zu zeigen und sich nicht umgehend aus der Ruhe bringen zu lassen, wenn die Abschnitte 1 bis 7 nicht 1 : 1 umgesetzt werden.(K.S.)